Incontrarsi di persona fa la differenza: l'alchimia degli eventi aziendali
Può capitare di incontrarsi a una conferenza, un convegno, un evento aziendale, di incrociare lo sguardo di qualcuno davanti a un caffè e di sentire che scatta qualcosa. Può capitare, a noi, per esempio, è capitato più volte. Il colpo di fulmine esiste, anche negli eventi aziendali e può nascere tra due persone, ma anche tra un cliente e un brand.
In oltre dieci anni di lavoro nella ricerca di location d'eccezione per eventi aziendali, abbiamo visto accadere tutto questo più volte e abbiamo aiutato moltissimi clienti a creare proprio questa “magia”. Una stretta di mano al desk di accoglienza può diventare un contratto firmato, una conversazione davanti a un buon aperitivo può trasformarsi in una collaborazione destinata a durare nel tempo. Esiste dunque una scienza dietro a tutto questo? Come si valorizza il potere delle relazioni umane? La nostra risposta è che, se non proprio di scienza, si tratta certamente di un’arte: l’arte di far scoccare la scintilla durante un evento aziendale.
Costruire relazioni autentiche durante gli eventi aziendali: parliamo di numeri
Non è solo questione si fascino: ce lo dicono i dati. Perché esistono degli studi scientifici su questo, che ci crediate o no. Una ricerca di The Harris Poll per Freeman, condotta su 1.824 professionisti statunitensi, ha rilevato che il 95% dei partecipanti ripone maggiore fiducia in un brand dopo aver preso parte a un suo evento in presenza.
Nello stesso studio, il 92% ha dichiarato che gli eventi dal vivo migliorano la percezione del brand e l'89% che li fanno sentire più vicini all'azienda. L'87%, inoltre, ha visitato il sito web del brand nei giorni successivi.
Forse, allora, proprio mentre tutto si fa sempre più digitale, guardarsi negli occhi sta tornando a essere uno degli strumenti di comunicazione più efficaci che abbiamo. In un contesto in cui diventa sempre più difficile fidarsi di ciò che compare su uno schermo, incontrarsi di persona assume un valore nuovo.
Chi ci siede di fronte può sorridere al momento sbagliato, esitare prima di rispondere o sporgersi in avanti quando un tema si fa interessante, ed è proprio in questi dettagli imprevedibili e in queste piccole imperfezioni che ritroviamo la dimensione umana, in un mondo che cerca di farcela dimenticare a favore di quella tecnologica. Sono segnali minimi che costruiscono la fiducia, e funzionano senza dubbio meglio quando si condivide lo stesso spazio rispetto a una catena di e-mail o a una videochiamata.
I dati di Freeman lo confermano. Dopo aver incontrato un brand “dal vivo”, il 95% dei professionisti lo giudica competente, il 94% lo ritiene onesto e il 93% è convinto che manterrà le promesse.
Ogni tipo di evento ha la sua alchimia
I convegni offrono a persone che non si conoscono un buon motivo per parlarsi, mentre le riunioni, che di solito hanno un obiettivo preciso, mantengono vivo il confronto fra colleghi. Il team building trasforma i rapporti fra i membri dello stesso gruppo di lavoro e migliora le dinamiche interne, mentre i viaggi incentive comunicano la gratitudine dell’azienda per i suoi top performers.
Secondo Freeman, il 57% dei professionisti partecipa per ragioni di lavoro a riunioni annuali e il 53% a eventi di networking. Lanci di prodotto ed eventi di thought leadership attirano il 31% ciascuno, a conferma di quanto sia ampia la domanda di eventi professionali.
La varietà conta perché l'intesa è una questione personale. Un direttore commerciale può farsi convincere da una dimostrazione pratica del prodotto, mentre un responsabile finanziario può essere conquistato da un relatore autorevole, dalle idee chiare, ed essere meno interessato al glamour di un direttore creativo.
Cosa possono fare gli organizzatori per favorire l'intesa
Una buona organizzazione di eventi parte dalla location, perché l'atmosfera si costruisce proprio a partire dagli spazi, dai colori e perfino dai profumi che circondano gli ospiti fin dall’arrivo. Chi sceglie un palazzo milanese con i soffitti affrescati, o una terrazza affacciata sul Duomo, offre agli ospiti un argomento di conversazione irrinunciabile, mentre chi si orienta su uno spazio con piscina vuole comunicare una certa idea di lusso e anche di intrattenimento.
Segue la personalizzazione. Il 90% dei professionisti desidera contenuti ed esperienze su misura, e il 92% chiede varietà e libertà di gestire la propria agenda. Inoltre, la presenza di interlocutori potenzialmente interessanti è un fattore motivante assoluto: si va agli eventi per incontrare colleghi e potenziali partner commerciali, clienti e colleghi, referenti o fornitori, per scoprire qualcosa di più sul proprio settore e per stringere relazioni. Altrimenti si resterebbe in ufficio.
Anche i tempi meritano attenzione: un aperitivo che segue il ritmo giusto, quello all'italiana, lascia alle conversazioni lo spazio per iniziare, divagare e tornare sul punto, ed è di solito in quel momento che nascono le idee più interessanti.
Il networking dà il meglio quando le attività rispecchiano gli interessi reali del pubblico. Gli ospiti accomunati da una passione hanno bisogno di pochissimi stimoli, e una cornice scelta con cura completa il lavoro.
Mantenere viva la scintilla: così gli eventi fanno crescere la fiducia
Ogni buon primo incontro merita un seguito. I dati di Freeman indicano che per il 47% dei partecipanti la percezione positiva di un brand dura alcuni mesi o più, e che l'85% è più incline ad acquistare dopo un evento.
Si tratta di una finestra preziosa, e il follow-up va quindi pianificato prima ancora dell'apertura delle porte. Un messaggio di ringraziamento entro 48 ore, un breve questionario di gradimento e un invito all'appuntamento successivo mantengono vivo il clima favorevole finché è ancora recente.
Freeman suggerisce inoltre di misurare il ritorno sugli obiettivi (ROO) accanto al ritorno sull'investimento (ROI). Notorietà del brand, soddisfazione dei clienti, fidelizzazione ed espansione sul mercato rientrano tutti in questo calcolo e restituiscono a chi si occupa di organizzazione di eventi un quadro molto più realistico dei risultati ottenuti.
È il momento di incontrarsi di persona
Fiducia, percezione e relazione con un brand migliorano quando ci si ritrova nello stesso luogo. È questo il lavoro quotidiano di Location: individuare le sedi più adatte e curare le esperienze che rendono tutto ciò possibile, con quell'attenzione per i dettagli che l'ospitalità italiana affina da secoli.
I nostri eventi nascono per lasciare un segno. Se il tuo prossimo appuntamento richiede una cornice capace di trasformare le prime impressioni in relazioni durature, contattaci: penseremo noi al resto.
